皆さんは優秀なリーダーとは
どのような人をイメージしますか？

「自分でどんどん仕事をすすめる。」
「部下の仕事をいつも把握している」

などがあるかと思います。

しかし、

「どれだけ優秀な人でも仕事を任せられない」

という方もいるかもしれません。

それはなぜでしょうか？

今回は、
スタッフの管理を医療事務のリーダーに
任せる方法を考えていきましょう。

仕事をリーダーに任せる理由とは

部下に仕事を任せるには、
信頼関係がなければいけません。

例えば、

「患者さんの対応をすべて任せても
大丈夫だろうか？」

「ひとりで仕事を抱え込んでいないだろうか？」

などと思っていると、安心できません。

しかし、院長などの管理職は、
患者さんの診察や治療など
多くの重要な仕事があります。

自分の仕事に集中するためには、
仕事をリーダーに任せることが必要だと
思いませんか？

しかし、
すべてを任せるのではありません。

院長が適度にリーダーに声をかけて、

「スタッフのことを気にかけている」

というのを伝えるのも
管理職の仕事のひとつです。

仕事をリーダーに任せるために必要なこととは？

リーダーにスタッフの管理を任せるには、
具体的に何が必要なのでしょうか？

院長の仕事の負担にならないように
次のようなことを事前に準備しておいたほうが
良いでしょう。

わかりやすい指示を出す

リーダーにスタッフの管理を任せるには、
わかりやすい指示が必要です。

例えば、

「待合室にいる患者さんが多いが、
なにか問題があるのでは？」

と考えてみます。

それは、

  • 受付で仕事が滞っている、
  • 予約システムがうまく稼働していない

などさまざまな理由が考えられます。

なにか問題があると考えたときは、
リーダーに声をかけてみましょう。

例えば、

「最近、受付はどうですか？
なにか困ったことはありませんか？」

などと声をかけます。

「実は受付で流れが止まることが多くて」

と相談されるといいのですが、
自覚していない場合があります。

そのときは、

「会計を待っている患者さんが
多いような気がするけれど、なにかあったの？」

などと具体的に聞いてみます。

そこで、

「実は、新人スタッフが仕事を
まだ覚えられなくて、
仕事を教えるための時間もとられています。」

などと話してくれる場合があります。

  • 新人スタッフの教育には時間がかかるため、
    忙しくない時間に新人スタッフを配置する
  • 教育スタッフの担当を配置する

などを考えてみると良いでしょう。

具体的に支持をすることで、
リーダーも仕事で悩んだり、
慌てたりする時間を減らすことができます。

失敗したときの対処方法を考えておく

仕事をする上で避けられないのは、
仕事上のミスです。

もちろん、
医療機関では極力ミスを避けなくては
いけないかもしれません。

もしスタッフがミスをしたら、
報告できるような状況を作っておきましょう。

例えば、

  • 会計でお金をもらいすぎてしまった、
  • 請求が漏れてしまった

などが発生したとします。

こんなときは、

  • すぐに患者さんに電話をする、
  • 来院されたときに返金する

など、
具体的な方法を考えておきます。

スタッフが自分の考えた方法で対処すると、

  • 返金を忘れてしまった、
  • 患者さんが来院されたときに返金できなかった

などのトラブルにつながることがあるからです。

また、
患者さんに迷惑をかけてしまったときは、
管理職の方が対処しなければいけません。

どこまで、リーダーに仕事をまかせるかの
線引を確認しておくことも必要です。

適度に声をかける

リーダーがひとりで
仕事を抱え込んでしまわないためには、
院長などの管理職が適度に
気にかけていることを知らせることが大切です。

例えば、

「今日は患者さんが多かったですね。
新人の○○さんは問題ありませんか？」

などと具体的に聞いてみます。

このような具体的な質問は、
スタッフひとりひとりの状況を
把握するためにも必要です。

時間があるときは、
リーダー以外の方にも声をかけてみましょう。

これは、
リーダーがなにか問題を抱えているかどうかを
知ることができます。

スタッフが

「最近受付の仕事が
うまく回っていないような気がします」

と言われたら、
院長がわからない部分で
なにか問題が発生しているのかもしれません。

もちろん、
リーダーにスタッフの管理を任せているので、
過剰な声掛けは必要ありません。

どの程度、リーダーと関わっていくかは、
周りの環境をみながらじっくりと
考えていきましょう。

進捗をまわりの人にも把握できるようにする

受付の仕事は、
診察室にいる院長には
把握できない場合があります。

例えば、患者さんから

「最近、待ち時間が多いけれど
どうなっているの？」

と聞かれることもあるでしょう。

このような小さな問題でも、
周りの人に情報を共有することは必要です。

なぜなら、
小さな問題が
大きなトラブルに発展することが
よくあるからです。

リーダーには、定期的に受付の状況を
報告してもらうといいでしょう。

クリニックの経営を続けていくためにはリーダーに任せることも必要

院長などの管理職は、
安定した患者数を維持していくために、
さまざまな努力を続けています。

特に医師は、
患者さんの診療や治療だけに
専念したい場合も多いでしょう。

受付などの医療事務は、
リーダーにスタッフの管理を任せることも
必要です。

まずは、何をどこまでまかせるかなどを
リーダーと話し合っていくことも
必要となっていくでしょう。

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