日頃の診察で
「診察を終わるのがいつも遅い」
「患者さんに待ってもらうことが多い」
などで悩むことはないでしょうか？

また、毎日どれくらい患者さんが
来られるかわからないため、
忙しい日・忙しくない日などがある
クリニックの方もいるかもしれません。

「予約システム」を導入すると、
日々の診療のスケジュールが
管理しやすくなるかもしれません。

今回は、予約システムについてご紹介いたします。

予約システムの種類

医院の診療をオンラインで予約する方法として
さまざまな予約システムがありますよね。

その中でも予約システムの種類には大きく分けて、
順番予約と時間帯予約にわけられます。

順番予約

患者さんがオンラインなどで
予約された順番に番号が発行されるシステムです。

患者さんは、1番、2番など自分の順番が
つくため、どれくらいで自分が診察を
受けられるかを把握しやすくなります。

ただし予約が大量に入った場合は、
自分がいつ呼ばれるのか
わかりにくいというデメリットがあります。

時間帯予約

時間帯ごとに人数を決めて予約するシステムです。

例えば、9時から10時までは5名、
10時から11時までは5名というように
予約ができます。

時間帯ごとに予約人数を決めているため、
急に患者さんの数が増えて混み合ったり、
診察時間が遅くなったりするなどを
防ぐことができます。

時間を区切っていても、
診療にかかる時間がかわると
予約時間通りにいかない場合もあります。

予約システムのメリット・デメリット

患者さんに満足した診察を
受けてもらうためには、
できるだけ負担のかからない方法を
選択することが大切です。

予約システムは、
患者さん、病院側どちらにも
メリット・デメリットがあります。

自院にとって
どのようなメリット・デメリットがあるかを
予約システムを導入する前に確認して
おくことをおすすめします。

まずは患者さんにとってどのようなメリットが
あるのかご紹介していきます。

診察・会計までの時間を短縮できる

事前に予約できるため、
病院での待ち時間を
短縮できる可能性があります。

また、電子カルテと連携がとれていれば、
会計までの時間を減らすことも
できるかもしれません。

他の人と会う機会が減る

待合室で待つ時間を減らせるため、
他の患者さんと会う機会を
減らすことができます。

また、感染症などに感染するリスクを
減らすこともできます。

現在待っている人数を把握できる

スマートフォンなどオンラインで
予約状況を確認することができます。

そのため、患者さんは仕事や家事などを
しながら診察を待つことも可能です。

次に病院側がシステムを導入する際に
考えられるメリットを紹介していきます。

空白の時間が減る

時間帯予約は時間ごとに予約人数を決めるため、
同じ時間に患者さんがたくさん来ることを
防ぐことができます。

そのため、患者さんが来ないなどの
空白の時間を少なくすることが
できるかもしれません。

業務を効率的におこなえる

予約システムは
時間に余裕をもたせることができるため、
電話応対・診察準備などが
効率的におこないやすくなります。

また、計画的に業務をおこなえるため、
トラブルやミスなどを
未然に防ぐ確率も高くなります。

一方で、導入する際には
デメリットもあるかもしれません。

まずは、患者さん側のデメリットについて
考えていきましょう。

予約のとり方がわからない

子ども・高齢者など、パソコン・スマートフォンの
予約が不慣れな方は
予約をとれない可能性があります。

また、病院側も導入した後で想定外のことが
起こるかもしれません。

事前に導入時のデメリットについても
考えておきたいですね。

費用がかかる

予約システムを導入するためには
初期費用・月額費用がかかることが多いです。

また、電子カルテなどと連携をとるためには、
さらに費用がかかる場合もあります。

予約システムの選び方

多くのシステム会社では、
さまざまな予約システムを開発しています。

医療機関は次の内容を参考に
予約システムを選ぶことをおすすめします。

サポート体制が整っている

トラブルが発生した場合、
使い方がよくわからない場合などに
すぐに対応してくれるサポート体制が
整っていることは大切です。

できれば、サポートデスクなど
専任のスタッフが答えてくれるような
サービスが整っていると安心できますよね。

電子カルテと予約システムが連携している

電子カルテに患者さんの情報を
登録しておけば、
患者さんが予約した場合
自動的に連携させることができます。

また、新規の患者さんがオンラインで
問診票を登録してもらうと、
自動で電子カルテと
連携できるシステムもあります。

予約が簡単にできる

患者さんがスマートフォンなどで
予約をするため、
・簡単に予約がとれる、
・アプリなどの操作がわかりやすい
などを事前に確認することは大切です。

予約がとれるまでにどれくらいの操作が
必要なのかも確認しておきましょう。

事前に予約システムを操作できる

予約システムを決める前に、
事前に患者側・病院側の操作を
確認することは大切です。

時間帯予約であれば、予約枠を増やせるかなど、
自院で求めている予約システムは
何かを事前に確認しておいた方がいいかと思います。

予約システムを導入することによりどのようなメリットがあるかを確認する

患者さんに気持ちよく診察を
受けていただくためには、
どのようなメリットがあるかを
把握しておくことが大切です。

例えば、待ち時間が短縮できる、
オンラインで予約がとれる、
感染リスクを減らせるなど
何を重視するかを考えていきましょう。

パソコンに慣れていなくても対応できるなど、
普段の業務に負担にならないものを
選んでみるのもおすすめです。

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